Trong các giao dịch hàng ngày, chúng ta thường xuyên tiếp xúc với biên lai và hóa đơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về hai loại chứng từ này và sự khác biệt giữa chúng. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm, vai trò và sự khác biệt giữa biên lai và hóa đơn, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về từng loại.
Mục Lục
1. Biên Lai Là Gì?
Theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
Biên lai được chia thành hai loại chính:
-
Biên lai in sẵn mệnh giá: Loại biên lai này có số tiền phí, lệ phí được in sẵn trên mỗi tờ và thường được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí có mức thu cố định (ví dụ: tem, vé).
-
Biên lai không in sẵn mệnh giá: Loại biên lai này được tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền và chỉ áp dụng cho các trường hợp:
- Các loại phí, lệ phí được quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm (%).
- Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của người nộp.
- Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.
2. Biên Lai Trong Tiếng Anh Là Gì?
Trong tiếng Anh, biên lai được gọi là Receipt. Receipt là một văn bản xác nhận việc chuyển giao một giá trị từ bên này sang bên khác.
Receipt không chỉ được sử dụng trong các giao dịch giữa người tiêu dùng và nhà cung cấp, mà còn trong các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) và trên thị trường chứng khoán.
Ví dụ, người nắm giữ hợp đồng tương lai có thể được cung cấp một công cụ giao hàng, hoạt động như một receipt, có thể được trao đổi cho tài sản cơ bản khi hợp đồng tương lai hết hạn.
Receipt rất quan trọng vì nhiều lý do:
- Chứng minh quyền sở hữu: Receipt thể hiện quyền sở hữu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
- Đổi trả hàng hóa: Nhiều nhà bán lẻ yêu cầu khách hàng xuất trình receipt để đổi trả hàng.
- Bảo hành sản phẩm: Một số nhà bán lẻ yêu cầu receipt trong một khung thời gian nhất định để bảo hành sản phẩm.
- Chứng minh chi phí cho mục đích thuế: Các cơ quan thuế yêu cầu receipt để chứng minh các chi phí nhất định.
Các loại receipt mà doanh nghiệp thường giữ lại để chứng minh chi phí bao gồm:
- Biên lai gộp (băng ghi tiền mặt, thông tin tiền gửi, sổ nhận, hóa đơn).
- Biên lai từ giao dịch mua hàng và nguyên liệu thô.
- Biên lai thanh toán tiền mặt.
- Biên lai và tín dụng thẻ tín dụng.
- Hóa đơn.
- Phiếu tiền mặt nhỏ cho các giao dịch thanh toán tiền mặt nhỏ.
Việc lưu trữ receipt cho mục đích thuế đã có từ thời Ai Cập cổ đại, khi nông dân và thương nhân ghi lại các giao dịch để tránh khai thác thuế. Ngày nay, các doanh nghiệp thường lưu trữ receipt điện tử trên đám mây để dễ dàng truy cập khi cần thiết.
3. Hóa Đơn Là Gì?
Về mặt từ nguyên, “Hóa” là hàng hóa và “Đơn” là bảng kê. Hóa đơn là giấy ghi hàng đã bán cùng với giá tiền để làm bằng. Nói cách khác, hóa đơn là bảng liệt kê danh sách các hàng hóa/dịch vụ cùng với các thông tin liên quan và việc chuyển giao hàng hóa/dịch vụ từ bên chuyển giao cho bên nhận.
Nội dung chi tiết của hóa đơn:
Hóa đơn vừa là chứng từ thương mại, vừa có thể là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế, nên thường có những nội dung sau:
- Thông tin về hóa đơn: Loại hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, chữ ký người bán, chữ ký người mua.
- Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ website và email.
- Thông tin về hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
- Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.
Ngoài các thông tin bắt buộc, tổ chức/cá nhân kinh doanh có thể bổ sung các tiêu chí khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, miễn là phù hợp với thuần phong mỹ tục, đạo đức của người Việt và không gây ảnh hưởng đến an ninh, trật tự xã hội.
Các loại hóa đơn:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa, xuất khẩu và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho các tổ chức/cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất khẩu và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
4. Biên Lai Có Phải Là Hóa Đơn Không? Khác Gì Với Hóa Đơn?
Mặc dù cả hai đều là công cụ thương mại được sử dụng trong quá trình giao dịch, biên lai và hóa đơn có những điểm khác biệt quan trọng:
| Đặc điểm | Hóa đơn | Biên lai |
|---|---|---|
| Mục đích | Ủy quyền cho việc bán hàng | Xác nhận đã nhận hàng hóa/dịch vụ hoặc khoản thanh toán |
| Người lập | Người bán | Nhà cung cấp (người bán) |
| Thời điểm lập | Trước hoặc đồng thời với việc giao hàng hóa/dịch vụ | Sau khi nhận được thanh toán |
| Nội dung | Chi tiết hàng hóa/dịch vụ, giá cả, thông tin các bên | Số tiền đã thanh toán, thông tin cơ bản về giao dịch |
| Tính pháp lý | Có giá trị pháp lý cao hơn, sử dụng trong kế toán và thuế | Giá trị pháp lý thấp hơn, chủ yếu dùng để xác nhận |
Tóm lại, hóa đơn là một tài liệu chi tiết về giao dịch mua bán, trong khi biên lai là một xác nhận đơn giản về việc đã nhận được thanh toán. Mặc dù có sự khác biệt, cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và giao dịch hàng ngày.