Airtable đang ngày càng khẳng định vị thế của mình như một phần mềm quản lý dự án hàng đầu, được tin dùng bởi nhiều tên tuổi lớn như Tesla (quản lý xe tồn kho) và WeWork. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và khả năng tùy biến cao, Airtable phù hợp cho cả dự án lớn và nhỏ, trở thành công cụ đắc lực cho mọi doanh nghiệp muốn quản lý dự án và nhân sự hiệu quả. Hãy cùng khám phá Airtable là gì và cách sử dụng nó một cách dễ dàng, ngay cả khi bạn là người mới bắt đầu.
Mục Lục
Airtable Là Gì? Tổng Quan Về Nền Tảng Quản Lý Dự Án Đa Năng
Airtable là một nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ, kết hợp giữa giao diện bảng tính quen thuộc, khả năng tổ chức của cơ sở dữ liệu và không gian làm việc trực tuyến, giúp các nhóm làm việc cộng tác hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của bản thân và các thành viên khác trong nhóm, đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Giao diện trực quan của Airtable cho phép bạn tùy chỉnh màu sắc và chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau như bảng, dòng, Kanban, v.v. Đặc biệt, khả năng lưu trữ thông tin dữ liệu một cách dễ dàng là một điểm cộng lớn của Airtable.
Giao diện trực quan, dễ dàng tùy chỉnh của Airtable giúp quản lý dự án hiệu quả
Ví dụ: WeWork sử dụng Airtable để thu thập, sắp xếp và phân tích phản hồi của khách hàng. Các tạp chí nổi tiếng như Time, Money và Fortune sử dụng Airtable để quản lý lịch trình sản xuất video và ảnh. Bạn cũng có thể sử dụng Airtable cho các công việc đơn giản hơn như lập danh sách mua sắm, lên kế hoạch đám cưới hoặc tìm kiếm căn hộ cho thuê.
Để hiểu rõ hơn về Airtable, hãy cùng tìm hiểu về các thành phần cơ bản của nó.
Các Thành Phần Cốt Lõi Của Airtable
Airtable được xây dựng dựa trên 5 thành phần cơ bản sau:
-
Bases (Cơ sở dữ liệu): Nơi chứa các cơ sở dữ liệu riêng lẻ cho từng dự án. Ví dụ: “Danh bạ nhân viên”, “Lịch biên tập nội dung”, “Quản lý sản phẩm mới”,…
-
Tables (Bảng): Một phần của Bases, chứa dữ liệu về một lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: trong Base “Quản lý bán hàng”, bạn có thể có các Table như “Sản phẩm”, “Nhà cung cấp”, “Khách hàng”,…
Ví dụ về các Table (bảng) trong Airtable, mỗi bảng quản lý một khía cạnh khác nhau của dự án
- Fields (Trường): Mỗi cột trong Table là một Field, đại diện cho một thuộc tính của dữ liệu. Ví dụ: trong Table “Khách hàng”, bạn có thể có các Field như “Họ tên”, “Email”, “Địa chỉ”, “Số điện thoại”,…
Mỗi cột trong Table là một Field, chứa thông tin chi tiết về một thuộc tính
- Records (Hồ sơ): Mỗi dòng trong Table là một Record, đại diện cho một đối tượng cụ thể. Ví dụ: trong Table “Khách hàng”, mỗi dòng sẽ là thông tin của một khách hàng.
Mỗi dòng trong Table là một Record, chứa đầy đủ thông tin về một đối tượng
Một điểm đặc biệt của Airtable là khả năng liên kết dữ liệu giữa các Table. Bạn có thể dễ dàng liên kết các Record từ Table này sang Table khác, tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu phức tạp và mạnh mẽ.
Ví dụ: Trong bảng “Danh bạ nhân viên”, bạn có thể liên kết từng nhân viên với phòng ban của họ. Khi đó, tên phòng ban sẽ hiển thị trên cùng thẻ với nhân viên, giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin về phòng ban đó bất cứ lúc nào.
- Views (Lượt xem): Airtable cho phép bạn xem dữ liệu dưới nhiều góc độ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Bạn có thể xem dữ liệu dưới dạng bảng tính, lưới (grid), Kanban, lịch (calendar), biểu đồ Gantt,…
Khả Năng Liên Kết Dữ Liệu Đa Dạng Của Airtable
Airtable không chỉ là một công cụ quản lý dữ liệu đám mây mà còn là một nền tảng quản lý dự án và con người hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng liên kết dữ liệu từ các công cụ khác như Asana, Trello, Excel, CSV vào Airtable, tạo ra một trung tâm quản lý thông tin tập trung.
Hướng Dẫn Sử Dụng Airtable Cho Người Mới Bắt Đầu
Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để bạn bắt đầu làm quen với Airtable:
Bước 1: Tạo Tài Khoản Airtable
Bạn có thể đăng ký tài khoản Airtable miễn phí [tại đây](Đăng ký Airtable).
Bạn có thể điền thông tin cá nhân và xác nhận qua email, hoặc đăng ký nhanh chóng bằng tài khoản Google.
Giao diện đăng ký tài khoản Airtable miễn phí
Sau khi đăng ký, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp một số thông tin về mô hình doanh nghiệp của mình để Airtable có thể đề xuất các mẫu phù hợp.
Bước 2: Lựa Chọn Chiến Dịch Quản Lý
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện chính của Airtable với rất nhiều tùy chọn khác nhau. Bạn có thể tạo một dự án mới từ đầu hoặc chọn một mẫu có sẵn. Airtable cung cấp rất nhiều mẫu template cho các mục đích khác nhau, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức thiết lập.
Giao diện chính của Airtable với nhiều tùy chọn quản lý khác nhau
Điều Gì Khiến Airtable Trở Nên Đặc Biệt?
Airtable sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội so với các công cụ quản lý dự án khác:
Miễn Phí và Nhiều Tùy Chọn Nâng Cấp Linh Hoạt
Airtable cung cấp gói miễn phí với dung lượng 2GB và 1200 records, đủ cho các dự án nhỏ. Ngoài ra, bạn có thể nâng cấp lên các gói trả phí với nhiều tính năng và dung lượng hơn, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Bảng giá các gói dịch vụ của Airtable với nhiều lựa chọn phù hợp
Kho Template Phong Phú, Đa Dạng
Airtable cung cấp hàng trăm template có sẵn cho nhiều lĩnh vực khác nhau như phi lợi nhuận, quản lý quảng cáo, dự án quay phim, nghiên cứu người dùng, phát hành sản phẩm,…
Kho template đồ sộ của Airtable giúp bạn bắt đầu dự án một cách nhanh chóng
Với những ưu điểm vượt trội, Airtable xứng đáng là một trong những công cụ quản lý dự án hàng đầu hiện nay. Hãy trải nghiệm Airtable ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn!