Administrative assistant (viết tắt là admin assistant) có lẽ là một thuật ngữ còn khá mới mẻ với nhiều người. Tuy nhiên, đây thực chất là một vị trí công việc quen thuộc và đóng vai trò quan trọng trong nhiều tổ chức. Vậy, admin assistant là gì? Công việc này có những nhiệm vụ gì và cơ hội việc làm ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Mục Lục
1. Administrative Assistant Là Gì?
Administrative Assistant, hay còn gọi là Trợ lý Hành chính, là người hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc/Trưởng phòng Hành chính trong một công ty hoặc tổ chức. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra suôn sẻ, hỗ trợ các bộ phận khác để duy trì hệ thống làm việc hiệu quả.
Vị trí này thường xuất hiện ở các doanh nghiệp vừa và lớn, nơi có hệ thống nhân sự phức tạp và cần một bộ phận quản lý hành chính chuyên nghiệp. Trợ lý hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp, thực hiện các kế hoạch được duyệt và giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh.
Hình ảnh minh họa công việc trợ lý hành chính văn phòng
2. Mô Tả Công Việc Của Một Administrative Assistant
Công việc của một Administrative Assistant rất đa dạng và đòi hỏi sự năng động. Họ thường xuyên phải xử lý nhiều công việc khác nhau hàng ngày. Tuy nhiên, đây là một vị trí lý tưởng cho những ai thích giao tiếp, kết nối và làm việc với nhiều người. Công việc của một trợ lý hành chính thường được chia thành ba nhiệm vụ chính:
2.1. Hỗ trợ Giám đốc/Trưởng phòng Hành chính
Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của một Administrative Assistant. Họ có thể làm việc độc lập hoặc phối hợp với các thư ký/trợ lý khác (nếu có) để thực hiện các công việc sau:
- Tiếp nhận và sắp xếp lịch trình làm việc, các cuộc họp, sự kiện của Giám đốc/Trưởng phòng Hành chính.
- Tham gia vào việc lập kế hoạch quản lý và điều hành công tác hành chính trong nội bộ công ty.
- Quản lý, tổng hợp, cập nhật và sắp xếp hồ sơ, dữ liệu liên quan đến công tác hành chính.
- Chuẩn bị các cuộc họp, giấy tờ, tài liệu cần thiết cho Giám đốc/Trưởng phòng Hành chính.
- Thực hiện các yêu cầu công việc khác được giao.
2.2. Kết nối Nhà quản lý và Nhân viên
Trong trường hợp không có nhân sự chuyên trách, Administrative Assistant sẽ đảm nhận các công việc kết nối này. Nếu có nhân sự, họ sẽ phân công và quản lý quá trình thực hiện, bao gồm:
- Truyền đạt các thông báo, yêu cầu hành chính từ nhà quản lý đến nhân viên (khi được phân công).
- Phân phối các tài liệu hành chính (thông báo, chỉ dẫn an toàn, hướng dẫn hành chính,…) đến toàn thể nhân viên.
- Tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên về các vấn đề hành chính và báo cáo lên nhà quản lý.
2.3. Hỗ trợ Nhân viên
Trợ lý hành chính đóng vai trò trung gian, hỗ trợ nhân viên một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các công việc sau:
- Phối hợp với các phòng ban khác để giải đáp các thắc mắc của nhân viên về các vấn đề hành chính.
- Giải quyết các vấn đề hành chính nội bộ cơ bản.
- Tiếp nhận và hỗ trợ nhân viên tìm kiếm các hồ sơ hành chính khi cần thiết.
- Phối hợp với phòng nhân sự để nắm bắt tình hình và hỗ trợ nhân viên về điều kiện làm việc, các chế độ và thủ tục hành chính.
Nhìn chung, công việc của một Admin Assistant rất đa dạng và bao quát. Mặc dù có vẻ vất vả do phải quản lý nhiều vấn đề, nhưng thực tế không hẳn như vậy. Trong các công ty vừa và nhỏ với nhân sự hạn chế, các vấn đề hành chính thường không quá phức tạp. Còn đối với các doanh nghiệp lớn, bộ phận hành chính thường có nhiều nhân lực và trợ lý hành chính chủ yếu hỗ trợ nhà quản lý, phân công và giám sát công việc. Hơn nữa, các vấn đề hành chính thường được điều hành theo hệ thống, giúp công việc hàng ngày trở nên ít áp lực hơn khi mọi thứ đã ổn định.
3. Mức Lương Của Admin Assistant Tại Việt Nam
Mức lương của vị trí Trợ lý Hành chính thường dao động trong khoảng 7-10 triệu đồng/tháng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Tại các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp nước ngoài, mức lương có thể lên đến 1.000 USD/tháng. Nhìn chung, đây là một công việc văn phòng có thu nhập ổn định cùng với các chế độ đãi ngộ hấp dẫn.
4. Cơ Hội Tìm Việc Làm Admin Assistant
Trên thực tế, Admin Assistant là một vị trí không thể thiếu trong hầu hết các hệ thống hành chính của các công ty, doanh nghiệp. Do đó, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các thông tin tuyển dụng Trợ lý Hành chính trên các trang web việc làm. Với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam, số lượng công ty và quy mô doanh nghiệp ngày càng tăng, tạo ra nhiều cơ hội việc làm hơn cho vị trí này.
Ngoài ra, vì là một vị trí hành chính quan trọng và không đòi hỏi chuyên môn quá đặc thù, môi trường làm việc của một Administrative Assistant cũng rất đa dạng. Không chỉ các doanh nghiệp Việt Nam, một trợ lý hành chính có chuyên môn và ngoại ngữ tốt hoàn toàn có thể ứng tuyển vào các doanh nghiệp nước ngoài với mức thu nhập hấp dẫn.
5. Những Điều Thú Vị Về Công Việc Admin Assistant
- Yêu cầu nhiều kỹ năng mềm: Từ kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng tổ chức quản lý đến kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sắp xếp công việc và thời gian,… có thể nói, Trợ lý Hành chính là một trong những công việc yêu cầu nhiều kỹ năng mềm nhất trong lĩnh vực hành chính – nhân sự.
- Tiếp xúc với nhiều người: Từ các cấp quản lý, nhân viên, các phòng ban đến đối tác của công ty, tất cả đều có thể tiếp xúc với Trợ lý Hành chính. Với vai trò bao quát gần như toàn bộ công ty, người làm vị trí này thường gặp gỡ rất nhiều người và xây dựng các mối quan hệ đa dạng.
- “Bạn thân” của phòng nhân sự: Phòng nhân sự có lẽ là nơi mà các Trợ lý Hành chính thường xuyên lui tới nhất. Hành chính và nhân sự vốn là hai lĩnh vực liên quan mật thiết, do đó không khó hiểu khi phòng hành chính và phòng nhân sự trở thành “bạn thân” của nhau.
- “Mr/Ms Biết tuốt” của công ty: Nắm bắt các vấn đề của công ty từ trên xuống dưới, từ công việc vĩ mô của các cấp quản lý đến những vấn đề cá nhân của nhân viên, danh hiệu “Mr/Ms Biết tuốt” chắc chắn thuộc về các Trợ lý Hành chính.
Tóm lại, Administrative Assistant không chỉ là một công việc văn phòng ổn định với thu nhập và chế độ đãi ngộ hấp dẫn mà còn là một công việc vô cùng thú vị. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của một Trợ lý Hành chính và có cái nhìn đầy đủ hơn về cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực này.