Microsoft Exchange Là Gì? Giải Pháp Email Doanh Nghiệp Toàn Diện Từ Microsoft

Bạn có thể đã từng nghe đến Microsoft Exchange như một giao thức email tương tự POP3 hay IMAP. Nhưng liệu Microsoft Exchange chỉ đơn thuần là một phương tiện trao đổi email giữa các thiết bị và dịch vụ khác nhau? Câu trả lời là không. Microsoft Exchange là một giải pháp email doanh nghiệp toàn diện với nhiều tính năng nâng cao mà có thể bạn đã sử dụng trên Outlook mà không hề hay biết.

1. Microsoft Exchange Là Gì?

Microsoft Exchange là giải pháp email và lưu trữ email độc quyền của Microsoft dành cho các doanh nghiệp. Về bản chất, Exchange là một phần mềm chạy trên máy chủ đám mây, đảm nhiệm việc quản lý toàn bộ email của bạn.

Microsoft Exchange bao gồm hai thành phần chính: Exchange Online hoặc Outlook (hệ thống email) và Microsoft Exchange Server (hệ thống máy chủ lưu trữ email).

Vậy Exchange xử lý dữ liệu của bạn như thế nào? Đơn giản, mọi thao tác liên quan đến email như thư đến, thư đi, sao lưu, bản nháp, lịch, danh bạ đều được thực hiện thông qua Microsoft Exchange và được lưu trữ trên máy chủ.

2. Tài Khoản Microsoft Exchange Là Gì?

Tài khoản Microsoft Exchange là tài khoản dành cho doanh nghiệp (hoặc tổ chức giáo dục) và không được cung cấp dưới dạng tài khoản cá nhân.

Có hai loại tài khoản Exchange:

• Gói Exchange Online độc lập: Mua riêng lẻ.
• Tài khoản Microsoft 365: Sử dụng Exchange Server để cung cấp dịch vụ email (và tích hợp với các ứng dụng khác).

3. Tài Khoản Exchange Hoạt Động Như Thế Nào?

Khi sử dụng tài khoản Exchange, nội dung email của bạn sẽ được gửi đến và lưu trữ trên máy chủ Exchange. Danh bạ và lịch của bạn cũng được lưu trữ tại đây.

Microsoft 365 cung cấp nhiều phương thức để bạn truy cập vào tài khoản Exchange của mình:

• Exchange ActiveSync (MAPI/HTTP): Đây là các giao thức cho phép bạn truy cập email Exchange từ máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng. Khi bạn truy cập hoặc đọc email bằng Exchange ActiveSync, bạn không thực sự tải email xuống thiết bị mà đang đọc trực tiếp từ Exchange Server. Hệ thống này cho phép bạn truy cập email ngay cả khi không có kết nối Internet.

• IMAP (Internet Message Access Protocol): Tương tự như Exchange ActiveSync, IMAP cho phép bạn truy cập email từ mọi thiết bị. Khi bạn đọc email bằng IMAP, bạn cũng đang đọc email trực tiếp từ Exchange Server, không tải xuống máy tính. IMAP đồng bộ hóa email trong các thư mục như hộp thư đến, đã xóa, đã gửi giữa thiết bị của bạn và máy chủ. IMAP có khả năng lưu trữ lịch hạn chế, nhưng không hỗ trợ cộng tác lịch với người dùng khác.

• POP3 (Post Office Protocol version 3): Email được tải xuống từ Exchange Server về máy tính của bạn. Sau khi email được tải xuống, nó sẽ bị xóa khỏi máy chủ. Để truy cập email sau khi tải xuống, bạn phải sử dụng cùng một máy tính. Nếu bạn truy cập email từ các thiết bị khác, bạn phải tải email xuống lại.

4. Sự Khác Biệt Giữa Lưu Trữ Email Trên Microsoft Exchange và POP3?

Microsoft Exchange không phải là lựa chọn duy nhất để quản lý email cho tổ chức.

Ban đầu, nhiều doanh nghiệp sử dụng POP3 để quản lý email. Sự khác biệt chính là POP3 yêu cầu bạn tải toàn bộ email về thiết bị để sử dụng, trong khi Exchange lưu trữ email trên máy chủ.

Vậy lợi thế của Exchange là gì?

Vấn đề với POP3 là bạn phải tải tất cả email từ nhà cung cấp dịch vụ email xuống máy tính của mình. Nếu máy tính gặp sự cố, bạn sẽ mất toàn bộ email.

Microsoft Exchange được thiết kế để tập trung email của bạn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Thay vì lưu trữ và xử lý email trên máy tính cá nhân, Exchange quản lý và sao lưu email trên máy chủ của Microsoft.

Sự phổ biến của dịch vụ “trao đổi email được lưu trữ” (hosted email exchange) cho phép các tổ chức tiếp cận các giải pháp phần mềm cấp doanh nghiệp, đồng thời giảm đáng kể chi phí cơ sở hạ tầng, phí cấp phép, bảo trì và đào tạo. Nói cách khác, Exchange giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể.

5. 10 Tính Năng Tốt Nhất Của Microsoft Exchange

Lưu trữ Exchange là một bước tiến lớn so với email POP3 hoặc IMAP4 cơ bản. Exchange giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn nhờ khả năng truy cập liên tục vào email, lịch, danh bạ, tệp và thông tin quan trọng.

Dưới đây là 10 tính năng nổi bật giúp bạn cân nhắc lựa chọn Exchange cho giải pháp email của doanh nghiệp:

5.1 Sử Dụng Email Đồng Bộ Mọi Lúc Mọi Nơi

Đây là tính năng cơ bản của bất kỳ dịch vụ email trực tuyến nào. Tuy nhiên, sự kết hợp giữa Exchange Online và Outlook Offline, dưới sự quản lý và lưu trữ của Exchange Server, mang đến cho tổ chức của bạn một nền tảng email hoạt động liên tục, dễ dàng và hiệu quả, ngay cả ở những khu vực có kết nối Internet hạn chế.

5.2 Tính Năng Ngăn Chặn Mất Dữ Liệu (DLP)

Các tính năng DLP đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân bằng cách ngăn người dùng vô tình gửi thông tin nhạy cảm cho những người không được phép. Các mẹo chính sách mới trong Outlook giúp người dùng nhận biết các vi phạm chính sách trước khi chúng xảy ra.

5.3 Tích Hợp Ứng Dụng Office

Mô hình mở rộng cho phép người dùng dễ dàng truy cập các plugin và tạo ra một công cụ giao tiếp mạnh mẽ hơn. Microsoft Exchange cũng hỗ trợ đăng nhập một lần (Single Sign-On – SSO) để sử dụng nhanh chóng nhiều ứng dụng.

5.4 Giao Diện Đơn Cho eDiscovery

Microsoft Exchange cho phép bạn thực hiện Khám phá điện tử tại chỗ (In-Place eDiscovery) trên Exchange, SharePoint và Lync từ một giao diện duy nhất. Điều này giúp mọi thành viên trong tổ chức dễ dàng lưu giữ và khám phá dữ liệu hơn. Trung tâm khám phá điện tử giúp giảm chi phí quản lý các chức năng tuân thủ phức tạp.

5.5 Quản Lý Nhanh Hệ Thống Email

Exchange Online cung cấp một bảng điều khiển quản trị trực quan và dễ sử dụng, được tối ưu hóa để quản lý các triển khai tại chỗ, trực tuyến hoặc kết hợp. Microsoft còn cung cấp Trung tâm quản trị Exchange (Exchange Admin Center – EAC) để quản trị viên quản lý các cài đặt dành riêng cho Exchange.

5.6 Khả Năng Lưu Trữ Lớn:

Exchange Online cung cấp dung lượng hộp thư lớn, giúp người dùng lưu trữ lượng lớn email mà không cần lo lắng về việc hết dung lượng.

5.7 Khả Năng Bảo Mật Cao:

Microsoft Exchange tích hợp nhiều lớp bảo mật để bảo vệ dữ liệu email của bạn khỏi các mối đe dọa như phần mềm độc hại, virus và lừa đảo.

5.8 Khả Năng Cộng Tác Hiệu Quả:

Exchange cho phép chia sẻ lịch, danh bạ và tài nguyên, giúp các thành viên trong nhóm cộng tác hiệu quả hơn.

5.9 Khả Năng Tương Thích Rộng:

Microsoft Exchange tương thích với nhiều thiết bị và hệ điều hành, cho phép người dùng truy cập email của họ từ mọi nơi.

5.10 Tính Sẵn Sàng Cao:

Microsoft Exchange được thiết kế để đảm bảo tính sẵn sàng cao, giúp người dùng truy cập email của họ mọi lúc, mọi nơi.

6. Nền Tảng Lưu Trữ Thuộc Microsoft Exchange

Nền tảng email đơn giản cho người dùng là Exchange Online hay Outlook được vận hành trên hệ thống máy chủ phức tạp của Microsoft là Exchange Server.

6.1 Microsoft Exchange Online

Exchange Online là giải pháp email trên dịch vụ dựa trên lưu trữ đám mây thay vì máy chủ vật lý.

Exchange Online cho phép bạn truy cập email, lịch, danh bạ và nhiệm vụ từ PC, web và thiết bị di động. Nó tích hợp hoàn toàn với Active Directory, cho phép quản trị viên sử dụng các chính sách nhóm, cũng như các công cụ quản trị khác, để quản lý các tính năng Exchange Online cho doanh nghiệp.

Khi đăng ký Exchange Online, bạn có toàn quyền kiểm soát các dịch vụ nhắn tin, trao đổi thông tin của người dùng mà không phải lo lắng về việc vận hành phần mềm máy chủ tại chỗ.

Email được lưu trữ trên các máy chủ hỗ trợ nhiều khách hàng đồng thời. Các máy chủ này được đặt trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft. Người dùng có thể truy cập trên nhiều loại thiết bị từ mạng công ty hoặc qua internet.

6.2 Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server là phần mềm máy chủ gửi thư và lịch do Microsoft phát triển. Exchange Server chuyên phục vụ các giải pháp email và trao đổi thông tin cho doanh nghiệp.

Microsoft Exchange Server được cung cấp cho người dùng doanh nghiệp dưới 2 hình thức:

• Mua về cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp.
• Thuê máy chủ được lưu trữ tại datacenter của Microsoft.

Microsoft đã thiết kế Exchange Server để cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào email từ mọi thiết bị của họ dễ dàng hơn.

7. Tại Sao Chọn Microsoft Exchange Để Sử Dụng?

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng email như một kênh giao tiếp chính. Nhưng nhiều công ty trong số này dừng lại ở đó. Họ bỏ lỡ các tính năng thúc đẩy năng suất như lịch dùng chung, thông tin liên hệ và tệp.

Bằng cách nâng cấp lên phần mềm nhắn tin kinh doanh phổ biến nhất thế giới, Microsoft Exchange, bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của nhóm.

Bên cạnh đó, với Exchange tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365, bạn có thể sử dụng mọi ứng dụng từ đám mây như bộ Office để làm việc, soạn thảo; Microsoft Teams để gọi và họp video từ xa; giao tiếp và cộng tác chuyên nghiệp các kế hoạch chung; hay đồng bộ Lịch Outlook với Microsoft Bookings để sắp xếp, lên lịch hẹn với khách hàng đơn giản hơn bao giờ hết.

Tất cả trong một với Microsoft 365.

8. Tại Sao Microsoft Exchange Lại Quan Trọng?

Các công ty vừa và nhỏ có thể đạt được ba lợi ích chính khi sử dụng Microsoft Exchange:

• Tập trung các email để chúng có thể được sao lưu: Nếu bạn đang sử dụng mô hình POP3 cũ, bạn có nguy cơ bị mất email. Exchange trước hết tập trung và sao lưu thông tin đó.
• Loại bỏ các mối đe dọa qua email trước khi chúng đến tay bạn: Exchange chủ động bảo vệ dữ liệu của bạn bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp trước các mối đe dọa qua email. Tính năng lọc thư rác nhiều lớp đi kèm với các bản cập nhật liên tục. Tính năng này giúp bảo vệ chống lại các mối đe dọa và lừa đảo ngày càng phức tạp, trong khi nhiều công cụ chống phần mềm độc hại hoạt động để bảo vệ dữ liệu email của bạn khỏi virus.
• Lịch được chia sẻ giữa các thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn: Luôn được thông báo về những gì các nhân viên khác đang làm. Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp có tổ chức, tiết kiệm tài nguyên, nguồn nhân lực, từ đó đạt năng suất cao hơn.

9. Đánh Giá Các Yêu Cầu và Xác Định Mô Hình Dịch Vụ Exchange

Có 2 tùy chọn để bạn sử dụng Microsoft Exchange:

• Mua các gói Exchange Online được cung cấp riêng (Plan 1 và Plan 2).
• Mua các gói Microsoft 365 có sẵn Exchange và tích hợp nhiều công cụ khác từ đám mây.

Mua Exchange Online độc lập hay mua từ gói Microsoft 365?

Có 2 điểm khác biệt khi mua một trong hai cách trên đây là: giá cả và tính năng.

Về chi phí, các giải pháp không có sự chênh lệch nhiều nhưng tính năng thì có nhiều khác biệt. Với Exchange Online bạn chỉ có thể sử dụng email (và không gì nữa). Với Microsoft 365, bạn có thể sử dụng đồng bộ nhiều ứng dụng giá trị của Microsoft.

Về cách mua, bạn cũng có 2 cách để mua giấy phép sử dụng Microsoft Exchange:

• Đăng ký trực tiếp với Microsoft.
• Đăng ký thông qua đối tác của hãng tại Việt Nam.

Vậy nên đăng ký trực tiếp với hãng hay thông qua đối tác?

Có 2 điểm khác biệt khi bạn chọn đăng ký theo một trong hai cách đó là: quy trình và thiết lập (giá cả không thay đổi).

Thứ nhất, nếu đăng ký trực tiếp với hãng, bạn cần biết tiếng Anh và có nhân viên IT hỗ trợ các vấn đề cài đặt, cấu hình, chuyển dữ liệu email. Microsoft có thể hỗ trợ bạn nhưng thời gian có thể khá lâu.

Thứ hai, khi đăng ký trực tiếp với hãng, bạn phải thực hiện thêm một số quy trình là đóng thuế nhà thầu. Ngoài ra, bạn sẽ mất thêm 4.5% phí chuyển đổi (bao gồm phí hành chính và thuế nhà thầu). Khi đăng ký với đối tác của Microsoft, họ xử lý quy trình này với quy mô lớn và hàng ngày nên thời gian và chi phí sẽ ít hơn so với bạn tự thực hiện.

Ngoài ra, việc tiếp xúc và tìm hiểu về Microsoft 365 hay Exchange còn phức tạp, bạn nên nhờ đến các chuyên gia tư vấn để chọn giải pháp Microsoft 365 phù hợp. Nói chuyện với chuyên gia CNTT và đối tác ủy quyền của hãng để đánh giá các yêu cầu và xem tùy chọn nào phù hợp nhất với bạn.

10. Cách Cài Đặt Microsoft Exchange

Hầu hết các công ty chuyển sang Exchange đều có khả năng chuyển đổi từ POP3 hay IMAP. Để hoàn tất quá trình di chuyển, bạn cần xuất tất cả email, sau đó nhập chúng vào Exchange. Sau khi hoàn tất, bạn cần phải cấu hình lại tất cả các máy tính để truy cập vào máy chủ Exchange. Nhìn chung, nếu bạn có đội CNTT, họ có thể làm điều này khá dễ dàng. Bạn cũng có thể nhận sự hỗ trợ từ hãng hoặc từ đối tác cung cấp dịch vụ cho bạn.

Hi vọng bài viết đã cho bạn cái nhìn toàn diện về Microsoft Exchange là gì và những gì Microsoft Exchange có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn.

11. Giải Pháp Email Doanh Nghiệp Khác

Google Workspace hay Zoho Workplace cũng là các giải pháp email doanh nghiệp trên đám mây hàng đầu hiện nay. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về 3 dịch vụ Microsoft 365, Google Workspace và Zoho Workplace tại: sentayho.com.vn/so-sanh-google-workspace-microsoft-365-zoho-workplace/

Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bạn cũng có thể gọi ngay cho chuyên viên của chúng tôi qua hotline 02873 004 009 hoặc gửi yêu cầu tư vấn về địa chỉ email sales