Seaway Bill Là Gì? Ưu Điểm Vượt Trội và Hướng Dẫn Sử Dụng Chi Tiết

Trong lĩnh vực logistics và vận tải biển, Seaway Bill (SWB) nổi lên như một giải pháp tối ưu cho việc giải phóng hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả. Vậy Seaway Bill là gì? Tại sao nó lại trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp? Hãy cùng khám phá tất tần tật về giấy gửi hàng đường biển này, từ khái niệm, ưu điểm, nhược điểm, đến quy trình cấp và những lưu ý quan trọng khi sử dụng.

Seaway Bill không phải là vận đơn (Bill of Lading) mà là một giấy gửi hàng đường biển, giúp người nhận hàng (consignee) có thể nhận hàng một cách nhanh chóng thông qua hệ thống trực tuyến của hãng tàu hoặc forwarder. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc sử dụng vận đơn truyền thống.

Seaway Bill (SWB) Là Gì? Đặc Điểm và Chức Năng

Seaway Bill (SWB), hay còn gọi là giấy gửi hàng đường biển, là một chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đóng vai trò như một hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng (shipper) và hãng tàu hoặc công ty vận chuyển. Khác với vận đơn (Bill of Lading), Seaway Bill không có tính chất sở hữu hàng hóa và không thể chuyển nhượng cho bên thứ ba.

Về hình thức, Seaway Bill có thể tồn tại ở dạng bản mềm (file scan) hoặc bản cứng (in trên giấy), tương tự như vận đơn. Tuy nhiên, trên Seaway Bill thường có đóng dấu “Non-Negotiable,” nghĩa là không thể dùng để mua bán hoặc chuyển nhượng.

Luật Hàng hải Việt Nam cũng công nhận giá trị của Seaway Bill, cho phép người giao hàng thỏa thuận với người vận chuyển về việc thay thế vận đơn bằng giấy gửi hàng đường biển hoặc các chứng từ vận chuyển khác, đồng thời thỏa thuận về nội dung và giá trị của các chứng từ này theo tập quán hàng hải quốc tế.

Seaway Bill of Lading

Ví dụ: Khi bạn xuất khẩu 5 container 40′ HC sang Cao Hùng (Kaohsiung) và chỉ định sử dụng Seaway Bill, hãng tàu sẽ áp dụng chính sách giải phóng hàng ngay khi tàu cập cảng mà không cần xác nhận lại từ người gửi hàng (và thường không phát hành vận đơn gốc). Khi hàng đến Cao Hùng, đại lý của hãng tàu sẽ thông báo cho người nhận hàng (consignee) qua email, fax hoặc điện thoại để tiến hành thủ tục nhận hàng.

Tại Sao Seaway Bill Ra Đời? Lợi Ích Vượt Trội So Với Vận Đơn

Sự ra đời của Seaway Bill xuất phát từ nhu cầu thực tế trong hoạt động vận tải biển, nhằm giải quyết những hạn chế của vận đơn truyền thống, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ. Dưới đây là một số lý do chính:

• Tốc độ và hiệu quả: Với sự phát triển của công nghệ thông tin và tốc độ vận chuyển ngày càng nhanh, việc sử dụng vận đơn gốc trở nên chậm trễ và gây khó khăn cho quá trình nhận hàng. Seaway Bill giúp giải phóng hàng nhanh hơn, thậm chí nhanh hơn cả Surrendered Bill.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần gửi bộ chứng từ gốc, giảm thiểu chi phí liên quan đến thủ tục giấy tờ và vận chuyển chứng từ.
• Giảm thiểu rủi ro: Hãng tàu không cần ký lên vận đơn, người mua và người bán không lo lắng về việc mất mát vận đơn.
• Đảm bảo an toàn: Seaway Bill vẫn đảm bảo chỉ giao hàng cho đúng người nhận hàng (consignee) khi họ chứng minh được danh tính bằng giấy tờ hợp lệ.

Khi Nào Nên Sử Dụng Seaway Bill? Các Trường Hợp Phù Hợp

Seaway Bill đặc biệt phù hợp trong các trường hợp sau:

• Thời gian vận chuyển ngắn: Khi thời gian vận chuyển hàng hóa ngắn hơn thời gian gửi vận đơn gốc.
• Đối tác tin cậy: Áp dụng cho các công ty có mối quan hệ làm ăn uy tín, như công ty mẹ và công ty con, hoặc các hợp đồng đã thanh toán đầy đủ.
• Bill đích danh: Seaway Bill chỉ được cấp cho bill đích danh, tức là người có tên trong ô Consignee mới được nhận hàng.
• Hàng hóa đặc biệt: Hàng mẫu, hàng cho tặng, hàng triển lãm (không thanh toán tiền hàng).

Chức Năng Quan Trọng Của Seaway Bill

• Thỏa thuận giữa người mua và người bán: Việc sử dụng Seaway Bill phải dựa trên sự thỏa thuận và đồng ý của cả người mua (buyer) và người bán (seller).
• Dựa trên sự tin cậy: SWB không có đầy đủ chức năng như vận đơn và chỉ nên sử dụng khi hai bên đã tin tưởng lẫn nhau.
• Xác minh thông tin: Người nhận hàng phải chứng minh thông tin trên SWB khớp với thông tin trên Manifest (thường sử dụng giấy giới thiệu).
• Không có chức năng sở hữu: Không thể sử dụng Seaway Bill như một giấy tờ chuyển nhượng.
• Sử dụng nội bộ: Các đơn vị forwarder và consolidator thường sử dụng Seaway Bill trong nội bộ công ty.

So Sánh Seaway Bill và Các Loại Vận Đơn Khác

Quy Trình Cấp Seaway Bill Chi Tiết

1. Đặt booking, đóng hàng, thanh lý hải quan.
2. Gửi chi tiết bill (SI) cho hãng tàu để làm bill draft. Ghi chú rõ yêu cầu làm Seaway Bill trong SI.
3. Hãng tàu gửi bản draft bill yêu cầu xác nhận thông tin. Kiểm tra kỹ và xác nhận nếu thông tin chính xác.
4. Hàng đến cảng đích: Hãng tàu đầu cảng đích gửi giấy thông báo hàng đến (D/O).
5. Người nhận hàng có tên trong ô Consignee mang giấy giới thiệu (hoặc giấy tờ chứng minh là người của Consignee) để nhận hàng.

Ưu Điểm và Nhược Điểm Cần Lưu Ý Khi Sử Dụng Seaway Bill

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian: Không cần vận đơn gốc để nhận hàng, chỉ cần giấy giới thiệu của công ty.
• Quản lý dễ dàng: Seaway Bill là bill đích danh, giúp các cơ quan quản lý dễ dàng kiểm soát.
• Nhận hàng nhanh chóng: Có thể sử dụng các tiện ích như telex release

Nhược điểm:

• Phụ phí: Một số hãng tàu có thể thu phụ phí Seaway Bill (tương tự phí telex release).
• Khó kiểm soát: Khó giữ hàng tại cảng đến sau khi đã phát lệnh làm Seaway Bill.
• Đòi hỏi sự tin tưởng: Chỉ nên sử dụng khi có sự tin tưởng cao giữa người mua và người bán.

Kết Luận

Seaway Bill là một giải pháp vận chuyển hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng Seaway Bill đòi hỏi sự tin tưởng giữa các bên liên quan và cần được xem xét kỹ lưỡng trong từng trường hợp cụ thể.

Seaway Bill (SWB) ngày càng được sử dụng rộng rãi, đặc biệt trong các công ty lớn, công ty đa quốc gia, để chuyển hàng giữa công ty mẹ và công ty con. Mặc dù một số hãng tàu đã bắt đầu thu phí Seaway Bill do tính linh hoạt và phổ biến của nó, chi phí này vẫn thường rẻ hơn so với Surrendered Bill.