SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu phổ biến, được sử dụng bởi hơn 190 triệu người trên toàn cầu. Với khả năng tùy biến cao, SharePoint phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự linh hoạt này đôi khi gây khó khăn cho người mới bắt đầu. Bài viết này của Sen Tây Hồ sẽ giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về SharePoint, giúp bạn hiểu rõ hơn về nền tảng này và đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Mục Lục
- 1 SharePoint là gì và hoạt động như thế nào?
- 2 SharePoint có những tính năng nổi bật nào?
- 3 Đối tượng sử dụng SharePoint là ai?
- 4 Lợi ích khi sử dụng SharePoint là gì?
- 5 Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server là gì?
- 6 SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?
- 7 SharePoint Apps là gì?
- 8 Các phiên bản SharePoint On-premises là gì?
- 9 SharePoint có thể được tùy chỉnh không?
- 10 Các vai trò trong SharePoint là gì?
- 11 SharePoint có an toàn không?
- 12 SharePoint có thể được sử dụng bên ngoài công ty không?
- 13 SharePoint có thể được dùng như một database (cơ sở dữ liệu) không?
SharePoint là một nền tảng dựa trên web, được thiết kế để quản lý tài liệu và cộng tác làm việc. Nó cho phép các doanh nghiệp xây dựng một mạng nội bộ (intranet) giống như một trang web thông thường, với các trang con dành cho các phòng ban hoặc nhóm cụ thể. Trong không gian làm việc tập trung và bảo mật này, người dùng có thể dễ dàng truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu.
SharePoint cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm:
- Chia sẻ tài liệu: Dễ dàng chia sẻ tệp và nội dung với cả người dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
- Quản lý nội dung: Tổ chức và quản lý nội dung hiệu quả bằng thư viện (libraries), danh sách (lists), metadata, quản lý hồ sơ, và các chính sách.
- Trang web nhóm (Team Site): Tạo không gian làm việc chung cho các nhóm để cộng tác về nội dung, dữ liệu và thông tin.
- Trang web giao tiếp (Communication Site): Chia sẻ thông tin và truyền đạt thông điệp đến toàn bộ doanh nghiệp thông qua các trang con tùy chỉnh.
- Ứng dụng di động: Truy cập mạng nội bộ, trang nhóm và nội dung trên thiết bị Android, iOS và Windows.
- Tự động hóa quy trình: Tạo cảnh báo và quy trình làm việc để tự động hóa các tác vụ kinh doanh.
- Tìm kiếm thông minh: Tìm kiếm nhanh chóng những người liên quan và nội dung quan trọng.
SharePoint phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và tổ chức, từ nhỏ đến lớn. Theo Microsoft, hơn 250.000 tổ chức đang sử dụng SharePoint, bao gồm hơn 85% các công ty trong danh sách Fortune 500 sử dụng SharePoint Online như một phần của Microsoft 365.
SharePoint mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Giao tiếp hiệu quả: Đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời và đúng địa điểm, giúp đưa ra các quyết định quan trọng.
- Giải pháp linh hoạt: SharePoint có sẵn trên Cloud, on-premises và hybrid, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp và nhu cầu khác nhau.
- Hiệu quả chi phí: Tích hợp nhiều giải pháp doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, giúp giảm chi phí phát triển, cơ sở hạ tầng CNTT và quản lý.
- Triển khai liền mạch: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có thông qua các API và dịch vụ Web mạnh mẽ.
- Cổng thông tin công ty: Xây dựng một cổng thông tin công ty thông minh và tương tác, cung cấp thông tin kinh doanh và các chức năng cần thiết cho các bên liên quan.
- Mạng nội bộ hiện đại: Tạo các trang đích, cổng thông tin liên lạc và các trang riêng cho các phòng ban như IT, Marketing, HR, Finance, Sales.
- Trải nghiệm hiện đại: Cung cấp trải nghiệm người dùng hiện đại với các trang được liên kết, điều hướng dễ dàng, xây dựng thương hiệu, tìm kiếm và chia sẻ thông tin hiệu quả.
- Cộng tác hiệu quả: Tạo ra một môi trường cộng tác tốt hơn với các công cụ, quy trình có cấu trúc, vai trò, trách nhiệm rõ ràng và khả năng tương tác cao.
- Năng suất cao: Tích hợp với các hệ thống cũ, phần mềm, công nghệ và ứng dụng Web, cung cấp thông tin phân tích, thông tin kinh doanh và tự động hóa quy trình làm việc.
- Quản lý thông tin tốt hơn: Cho phép nhân viên truy cập thông tin một cách an toàn, tìm kiếm tài liệu dễ dàng và theo dõi các thay đổi.
- Tùy chỉnh và phát triển mở rộng: Cho phép xây dựng các chức năng tùy chỉnh và mở rộng nền tảng theo nhu cầu kinh doanh.
- Quản lý tập trung: Giám sát và kiểm soát cấu hình, cài đặt hệ thống, bảo mật từ bảng điều khiển SharePoint.
- Báo cáo chi tiết: Theo dõi, ghi lại, lập lịch và phân tích các khía cạnh chia sẻ thông tin khác nhau.
- Tối đa hóa ROI: Tăng cường hợp tác nhóm, quản lý nội dung, kiến thức và tài liệu, tự động hóa quy trình và tạo quy trình làm việc, cải thiện truyền thông và xây dựng thương hiệu.
SharePoint Server là phiên bản on-premises, được cài đặt và chạy trên máy chủ của doanh nghiệp. Ngược lại, SharePoint Online là một dịch vụ dựa trên đám mây, được cung cấp bởi Microsoft thông qua đăng ký Microsoft 365.
Điểm khác biệt chính:
- Quản lý: Với SharePoint Server, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống. SharePoint Online được quản lý bởi Microsoft, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Chi phí: SharePoint Online thường có chi phí thấp hơn, vì doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần cứng và cơ sở hạ tầng.
- Cập nhật: SharePoint Online được cập nhật tự động bởi Microsoft, trong khi SharePoint Server cần được cập nhật thủ công.
- Khả năng tùy chỉnh: SharePoint Server cho phép tùy chỉnh sâu hơn so với SharePoint Online.
- Bảo mật: SharePoint Online được bảo mật bởi Microsoft, với các tính năng bảo mật tiên tiến.
Cả SharePoint và OneDrive đều được sử dụng để lưu trữ và chia sẻ tệp, nhưng có những khác biệt quan trọng:
- OneDrive chủ yếu dành cho lưu trữ cá nhân, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tệp từ mọi thiết bị.
- SharePoint là một công cụ cộng tác, được sử dụng để chia sẻ và quản lý tài liệu trong một nhóm hoặc tổ chức.
OneDrive có thể được xem là một thư viện tài liệu trong SharePoint. SharePoint sử dụng OneDrive để lưu trữ tệp, nhưng bạn có thể sử dụng OneDrive mà không cần SharePoint.
SharePoint Apps giúp nhân viên tìm kiếm và khám phá nội dung liên quan, chẳng hạn như trang liên lạc, bài đăng tin tức và các trang liên quan khác. Có hai loại SharePoint Apps:
- Standalone app: Ứng dụng độc lập giải quyết một nhu cầu công việc cụ thể.
- Mobile app: Ứng dụng di động cho phép truy cập các trang web, tệp và cộng tác với đồng nghiệp khi đang di chuyển.
Các phiên bản SharePoint On-premises bao gồm:
- SharePoint Portal 2001
- SharePoint 2003
- SharePoint 2007
- SharePoint 2010
- SharePoint 2013
- SharePoint 2016
- SharePoint 2019
Có, SharePoint rất linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện, tạo các thành phần mới và tích hợp các ứng dụng khác.
Các vai trò phổ biến trong SharePoint bao gồm:
- SharePoint Developer: Phát triển và tùy chỉnh nền tảng bằng cách xây dựng các thành phần tùy chỉnh.
- SharePoint Consultant: Thu thập yêu cầu, thiết kế giải pháp và giúp khách hàng tận dụng tối đa SharePoint.
- SharePoint Administrator: Duy trì nền tảng hàng ngày, bao gồm cấu hình bảo mật, thiết lập quyền và khắc phục sự cố.
- SharePoint Architect: Xác định kiến trúc, cơ sở hạ tầng và bố cục tổng thể của giải pháp SharePoint.
Có, SharePoint là một phần của Microsoft 365 và được hưởng lợi từ các tính năng bảo mật của Microsoft, bao gồm bảo mật mạng, bảo mật truy cập, bảo mật trung tâm dữ liệu vật lý, bảo mật dữ liệu và mã hóa tệp.
Có, chức năng chia sẻ bên ngoài của SharePoint cho phép người dùng bên ngoài công ty truy cập vào các khu vực nhất định của trang web hoặc các tài liệu cụ thể.
Mặc dù SharePoint sử dụng SQL Server để lưu trữ dữ liệu, nhưng bản thân SharePoint không phải là một cơ sở dữ liệu. Nó phù hợp cho các cấu trúc dữ liệu đơn giản, nhưng không thể thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống trong việc xử lý khối lượng lớn dữ liệu hoặc giao dịch phức tạp.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về SharePoint và giúp bạn giải đáp các thắc mắc thường gặp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với Sen Tây Hồ để được tư vấn chi tiết.