Nguyên Lý Kế Toán: Tóm Tắt Kiến Thức Quan Trọng Nhất Cho Người Mới Bắt Đầu

Nguyên lý kế toán là môn học nền tảng, cung cấp kiến thức cơ bản về kế toán, đóng vai trò quan trọng trong chương trình đào tạo các ngành kinh tế. Bài viết này của Sen Tây Hồ sẽ tóm tắt những kiến thức cốt lõi nhất của môn học này, giúp bạn nắm vững các khái niệm và nguyên tắc cơ bản.

1. Tổng Quan Về Kế Toán và Nguyên Lý Kế Toán

Nguyên lý kế toán bao gồm các khái niệm, nguyên tắc kế toán cơ bản, giới thiệu chu trình kế toán và nghiên cứu chu trình này trong doanh nghiệp thương mại.

a. Định nghĩa Nguyên Lý Kế Toán

• Theo chuẩn mực kế toán: Kế toán là quá trình ghi chép, tính toán bằng các con số (giá trị, hiện vật, thời gian lao động), chủ yếu dưới hình thức giá trị, để phản ánh và kiểm tra tình hình vận động của tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước, tổ chức, xí nghiệp.
• Theo cách hiểu thông thường: Kế toán là nghệ thuật thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hoặc thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp. Mục đích là cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định kinh tế – xã hội và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

=> Kế toán là quá trình thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kinh tế – tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động của một doanh nghiệp.

b. Đặc điểm chung

• Kết cấu tài khoản được xây dựng dựa trên tính cân đối của kế toán và tính chất vận động của đối tượng kế toán.
• Tính cân đối của kế toán thể hiện ở chỗ tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn chủ sở hữu (tổng tài sản = tổng nguồn vốn) tại bất kỳ thời điểm nào.

c. Đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là những yếu tố mà kế toán cần phản ánh và giám đốc, bao gồm sự hình thành và biến động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị.

• Tài sản và sự biến động của tài sản có thể được tính toán bằng tiền. Do đó, có thể hiểu rằng tất cả những gì thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị, có thể biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, đều là đối tượng mà kế toán cần phản ánh và giám đốc.

• Ví dụ về các loại tài sản hữu hình và vô hình mà doanh nghiệp sản xuất cần có:

  • Nhà cửa, máy móc, thiết bị, kho tàng, phương tiện vận tải
  • Nguyên vật liệu (chính, phụ, nhiên liệu)
  • Công cụ, dụng cụ nhỏ
  • Hàng hoá, thành phẩm
  • Tiền mặt
  • Tiền gửi ngân hàng
  • Chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu)
  • Các khoản phải thu (khách hàng, tạm ứng,…)
  • Lợi thế cửa hàng, bằng phát minh, sáng chế, nhãn hiệu thương mại…

• Các loại tài sản này thường xuyên vận động, thay đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về số hiện có và sự vận động của từng loại tài sản là nội dung cơ bản của công việc kế toán.

• Tóm lại, từng loại tài sản và sự vận động của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh là đối tượng cụ thể mà kế toán phải phản ánh và giám đốc.

• Các loại tài sản được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và được phân thành nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả.

d. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán

• Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác (giám sát thu chi, tiền gửi ngân hàng, tính giá thành sản xuất, kiểm tra và nhập kho hàng mua, xuất kho bán hàng, tính lương nhân viên…).
• Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và loại khác nhau, ghi vào sổ kế toán để theo dõi sự biến động của tài sản và nguồn vốn kinh doanh trong doanh nghiệp một cách có hệ thống.
• Tổng hợp thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị), phân tích tài chính từ số liệu kế toán để tư vấn cho người ra quyết định (giám đốc, bộ phận kinh doanh, nhà đầu tư…).
• Thực hiện các công việc liên quan đến quyền và nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp: kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và các loại thuế khác hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

Tóm lại, kế toán thực hiện các công việc sau:

• Thu nhận: Ghi chép lại các hoạt động kinh tế vào chứng từ kế toán.
• Xử lý: Hệ thống hóa thông tin từ chứng từ kế toán vào sổ sách kế toán.
• Cung cấp: Tổng hợp số liệu để lập các báo cáo kế toán.

Quy trình thực hiện:

Quy trình thực hiện các công việc kế toán

e. Yêu cầu đối với kế toán

• Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
• Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định các thông tin, số liệu kế toán.
• Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác các thông tin, số liệu kế toán.
• Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
• Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.

2. Các Nguyên Tắc Kế Toán Chung Được Thừa Nhận

• Giá gốc: Tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
• Nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm. Nếu có sự thay đổi, đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.
• Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
• Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần.
• Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu, phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Doanh thu của kỳ nào được ghi nhận vào đúng kỳ đó.
• Thận trọng: Xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn.
  • Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn.
  • Không đánh giá cao hơn giá trị của tài sản và các khoản thu nhập.
  • Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
  • Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
• Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu nếu việc thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.

3. Đơn Vị Tính Sử Dụng Trong Kế Toán

• Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (VND).
• Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ phải được ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái.
• Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ có thể chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để kế toán, nhưng khi lập báo cáo tài chính sử dụng tại Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động là đơn vị đo lường chính thức của Việt Nam. Nếu sử dụng đơn vị đo lường khác, phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Việt Nam.

4. Kỳ Kế Toán

• Kỳ kế toán bao gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng.
  • Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
  • Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.
  • Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
• Kỳ kế toán của đơn vị kế toán mới thành lập:
  • Tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, quý, tháng.
  • Đối với đơn vị kế toán khác, tính từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, quý, tháng.
• Kỳ kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản:
  • Tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, quý, tháng đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản.
• Trường hợp đặc biệt:
  • Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc cuối cùng có thời gian ngắn hơn chín mươi ngày có thể được cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm.
  • Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc cuối cùng phải ngắn hơn mười lăm tháng.

5. Chứng Từ Kế Toán

Chứng từ kế toán là giấy tờ chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của quá trình kế toán, có tác dụng:

• Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo.
• Quản lý giám sát quá trình kinh tế.

5.1. Nội dung chứng từ kế toán

• Tên của chứng từ kế toán.
• Số hiệu của chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

5.2. Các loại chứng từ

• Chứng từ kế toán bắt buộc: Mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền (séc, biên lai thu tiền, tín phiếu, trái phiếu, công trái, hóa đơn GTGT…). Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về nội dung, kết cấu mẫu, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán.
• Chứng từ kế toán hướng dẫn: Mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
• Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa, bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định của pháp luật. Khi hạch toán kế toán có thể in chứng từ điện tử ra chứng từ giấy có giá trị lưu giữ.

Các loại chứng từ kế toán

6. Tài Khoản Kế Toán

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và phản ánh liên tục, có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệt qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp mới nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

8 loại tài khoản theo TT 200:

• Tài khoản Tài Sản
• Tài khoản Nợ Phải Trả
• Tài khoản Vốn Chủ Sở Hữu
• Tài khoản Doanh Thu
• Tài khoản Chi Phí Sản Xuất, Kinh Doanh
• Tài khoản Thu Nhập Khác
• Tài khoản Chi Phí Khác
• Tài khoản Xác Định Kết Quả Kinh Doanh

Các loại tài khoản kế toán

Danh mục tài khoản kế toán

7. Sổ Kế Toán

Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép một cách có hệ thống các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo thời gian cũng như theo đối tượng. Việc quan trọng nhất là phải hiểu sổ sách để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, vì nó là nguồn số liệu quan trọng nhất để lập Báo cáo tài chính.

Quy trình ghi sổ kế toán:

• Mở sổ: Lựa chọn hình thức kế toán (Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, NKTK hoặc kế toán trên máy).

• Ghi sổ: Ghi các chứng từ kế toán vào các sổ thích hợp cho từng đối tượng kế toán.

• Sửa chữa sai sót: Theo quy định.

• Khóa sổ:

  • Tháng bắt đầu mở sổ: Khóa sổ 2 dòng

    • Dòng 1: Cộng phát sinh trong kỳ
    • Dòng 2: Số dư trong kỳ

  • Từ tháng thứ 2 trở đi bắt buộc phải khóa sổ 4 dòng

    • Dòng 1: Cộng phát sinh trong kỳ
    • Dòng 2: Số phát sinh tháng trước mang ra (dòng 1 trong tháng 1)
    • Dòng 3: Phát sinh lũy kế đến tháng này (dòng 1 + dòng 2)
    • Dòng 4: Số dư đến tháng nay

Ví dụ: Tháng 8/2019

Ví dụ về sổ kế toán

8. Phương Pháp Sửa Chữa Sai Sót

Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán ghi bằng tay, tuyệt đối không được tẩy xóa làm mất số liệu ghi sai, mà phải sửa chữa theo ba phương pháp sau:

8.1. Phương pháp cải chính

Thay thế trực tiếp phần giá trị sai bằng phần ghi đúng. Thường áp dụng khi phát hiện sai sót sớm trước khi cộng dồn số lượng hoặc chuyển sổ. Dùng mực đỏ gạch ngang phần ghi sai và dùng mực thường ghi phần đúng vào khoảng trống phía trên bên cạnh, ghi rõ họ và tên, chữ ký Kế toán trưởng.

Ví dụ:

8.2. Phương pháp ghi bổ sung

Lập chứng từ ghi sổ bổ sung. Áp dụng khi bỏ sót nghiệp vụ, con số ghi thực tế và sai sót, phát hiện muộn khi đã cộng dòng số liệu. Bổ sung định khoản cùng quan hệ đối ứng với sự chênh lệch thiếu.

Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là 7.500.000

• Đúng: Nợ TK 111 : 7.500.000 / Có TK 112 : 7.500.000
• Sai: Nợ TK 111 : 5.700.000 / Có TK 112: 5.700.000
• Ghi bổ sung: Nợ TK 111 : 1.800.000 / Có TK 112: 1.800.000 (Tự lập chứng từ ghi sổ)

8.3. Phương pháp ghi sổ âm (đỏ)

Sử dụng khi cần giảm (kể cả xóa đi toàn bộ) con số đã ghi. Dùng bút đỏ để ghi con số đó hoặc đặt con số cần ghi vào trong khung hoặc trong ngoặc kép để xóa đi các con số ghi sai, thừa, lệch.

Ví dụ:

• Đúng: Nợ TK 111 : 7.500 / Có TK 112 : 7.500
• Sai: Nợ TK 111 : 7.600 / Có TK 112 : 7.600
• Điều chỉnh bút toán âm dùng bút đỏ ghi lại bút toán ngày bao nhiêu rồi điều chỉnh lại.

9. Sửa Chữa Trên Máy

• Tùy theo từng trường hợp cụ thể để áp dụng phương pháp sửa chữa. Nếu chưa in số thì sửa chữa trực tiếp trên máy, nếu sau khi in số thì sửa chữa theo ba phương pháp trên và đồng thời sửa chữa trên máy sau đó mới được in số.
• Nếu phát hiện kế toán thiếu do sai sót trước khi làm báo cáo tài chính năm mà đã nộp cho cơ quan thuế thì phải sửa chữa kế toán của năm đó sau đó nộp lại Báo cáo tài chính.
• Nếu phát hiện có sai sót nhưng không trọng yếu trên BCTC sau khi in số phải ghi chú vào dòng cuối của năm KT có bị sai sót đó.

10. Phương Trình Kế Toán Cơ Bản

Tổng Tài Sản = Tổng Nguồn Vốn

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

TSDH + TSNH = NPT + VCSH

11. Các Báo Cáo Tài Chính Cơ Bản

a. Bảng cân đối kế toán

Báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo 2 cách phân loại: kết cấu của tài sản và nguồn hình thành của tài sản dưới hình thức tiền tệ tại một thời điểm nhất định.

• Kết cấu: Gồm 2 phần là Tài sản (Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn) và Nguồn vốn (Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu). Sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảng cân đối kế toán sẽ thay đổi tương ứng để phản ánh kịp thời tình hình tài sản và nguồn vốn.
  • Tài sản ngắn hạn: Tài sản của đơn vị có thời gian sử dụng, luân chuyển hoặc thu hồi ngắn (trong 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh).
  • Tài sản dài hạn: Tài sản có đơn vị thời gian sử dụng, luân chuyển hoặc thu hồi dài (hơn 12 tháng hoặc nhiều chu kỳ kinh doanh).
  • Nợ phải trả: Nghĩa vụ tiền tệ mà đơn vị phải thanh toán cho các bên cung cấp nguồn lực trong một khoảng thời gian nhất định.
  • Nguồn vốn chủ sở hữu: Khoản vốn góp của chủ sở hữu đơn vị, kết quả kinh doanh do đơn vị tạo ra và các nguồn tích lũy phục vụ các hoạt động kinh doanh của đơn vị.

b. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình doanh thu, chi phí tương ứng và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng cho thấy tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước của đơn vị.

Báo cáo kết quả kinh doanh gồm có 2 phần:

• Lãi/lỗ:
  • Thể hiện toàn bộ lãi (lỗ) của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính.
    • Doanh thu: Tổng doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, doanh thu thuần.
    • Giá vốn hàng bán: Phản ánh toàn bộ chi phí để mua hàng và để sản xuất.
    • Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi phí lưu thông và chi phí quản lý.
    • Lãi (hoặc lỗ): Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
• Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước:

Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh nghĩa vụ đối với nhà nước của doanh nghiệp và các khoản thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí hoạt động công đoàn, các khoản chi phí và lệ phí,…

c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo tài chính thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của một tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý hay năm tài chính). Báo cáo này là một công cụ giúp nhà quản lý tổ chức kiểm soát dòng tiền của tổ chức.

• Dòng tiền vào:
  • Các khoản thanh toán của khách hàng cho việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ.
  • Lãi tiền gửi từ ngân hàng.
  • Lãi tiết kiệm và lợi tức đầu tư.
  • Đầu tư của cổ đông.
• Dòng tiền ra:
  • Chi mua cổ phiếu, nguyên nhiên vật liệu thô, hàng hóa để kinh doanh hoặc các công cụ.
  • Chi trả lương, tiền thuê và các chi phí hoạt động hàng ngày.
  • Chi mua tài sản cố định – máy tính cá nhân, máy móc, thiết bị văn phòng,…
  • Chi trả lợi tức.
  • Chi trả thuế thu nhập, thuế doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và các thuế và phí khác.

Ngoài ra, còn có Thuyết minh báo cáo tài chính nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các Báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ.

Hy vọng bài viết này của Sen Tây Hồ đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản và quan trọng nhất về nguyên lý kế toán. Chúc bạn học tốt và thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!