Email là phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hiện đại. Một email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ truyền tải thông tin hiệu quả mà còn thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn bố cục chuẩn và những mẫu câu đắt giá để soạn thảo email tiếng Anh chuyên nghiệp, thu hút mọi đối tượng.
Mục Lục
1. Lời chào (Greeting)
Mở đầu email bằng lời chào trang trọng và lịch sự thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận.
-
Trường hợp biết tên người nhận: Sử dụng cấu trúc “Dear + danh xưng (Mr/Ms/Mrs/Dr) + Họ”
- Ví dụ: Dear Mr. Parker, Dear Ms. Johnson.
- Lưu ý: Nên dùng “Ms.” cho phụ nữ nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của họ.
-
Trường hợp không biết tên người nhận: Sử dụng “Dear Sir/Madam” hoặc “To Whom It May Concern.”
2. Lời mở đầu (Opening comment)
Sau lời chào, hãy thể hiện sự quan tâm đến người nhận bằng một vài câu hỏi thăm hoặc lời chúc.
-
Trường hợp người nhận là người quen: Hỏi thăm về công việc, dự án gần đây hoặc trả lời câu hỏi từ email trước.
-
Trường hợp người nhận là người ít quen biết: Sử dụng những câu hỏi thăm chung chung hoặc lời chúc đơn giản.
- Ví dụ:
- How are you?
- How are things going?
- I hope you are doing well.
- I hope this email finds you well.
- I hope you had a great weekend.
- Ví dụ:
3. Giới thiệu (Introduction)
Nêu rõ mục đích viết email một cách ngắn gọn và súc tích.
-
Sử dụng cấu trúc “I am writing to + động từ…” để đi thẳng vào vấn đề.
- Ví dụ:
- I am writing to request information about…
- I am writing to confirm our meeting on…
- I am writing to apologize for…
- I am writing to inquire about…
- Ví dụ:
-
Bạn cũng có thể sử dụng “I would like to…” hoặc “I am writing to…” để thay đổi cách diễn đạt.
-
Trong những tình huống ít trang trọng hơn, bạn có thể sử dụng “I just want to…”
4. Nội dung chính (Main point)
Trình bày chi tiết, rõ ràng và ngắn gọn về mục đích của email.
- Sắp xếp thông tin một cách logic và mạch lạc để người đọc dễ dàng nắm bắt.
- Sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số để liệt kê các ý chính nếu cần thiết.
- Tránh sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp hoặc thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu.
- Đưa ra ví dụ cụ thể, bằng chứng hoặc số liệu để hỗ trợ cho luận điểm của bạn.
- Hãy đặt mình vào vị trí người đọc để đảm bảo thông tin bạn cung cấp đầy đủ và dễ hiểu.
5. Lời kết (Concluding sentence)
Kết thúc email bằng một lời chào lịch sự và gợi ý hành động tiếp theo cho người nhận.
- Ví dụ:
- Let me know if you need any further information.
- Please get back to me as soon as possible.
- I look forward to hearing from you soon.
- Feel free to contact me if you have any questions.
- Should you require any further assistance, please do not hesitate to contact me.
- We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.
6. Ký tên (Sign off)
Phần ký tên bao gồm lời chào cuối thư và tên của bạn.
- Trường hợp không cần quá trang trọng:
- Best regards,
- Regards,
- Best wishes,
- All the best,
- Take care.
- Trường hợp trang trọng:
- Yours sincerely (khi bắt đầu bằng “Dear Mr/Ms/Mrs + Họ”)
- Yours faithfully (khi bắt đầu bằng “Dear Sir/Madam”)
- Warm regards,
- Sau lời chào, hãy ghi đầy đủ họ tên của bạn.
Ví dụ:
Yours sincerely,
Nguyen Van An
Việc nắm vững bố cục và sử dụng các mẫu câu phù hợp sẽ giúp bạn tự tin viết email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống. Hãy luyện tập thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết email và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Chúc bạn thành công!