Khi sử dụng email, đặc biệt là Gmail, bạn có thể dễ dàng nhận thấy sự xuất hiện của hai tùy chọn Cc và Bcc bên cạnh trường “To” (Người nhận). Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về chức năng, ý nghĩa và cách sử dụng hiệu quả của chúng. Bài viết này từ Sen Tây Hồ sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó và hướng dẫn cách tận dụng tối đa hai tính năng này trong công việc và giao tiếp hàng ngày.
Mục Lục
CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) là gì?
-
Cc (Carbon Copy): Hiểu đơn giản là “bản sao”. Khi bạn thêm địa chỉ email vào trường Cc, tất cả những người nhận email đều có thể thấy danh sách những người cùng được Cc trong email đó. Sử dụng tổ hợp phím tắt
Ctrl+Shift+Cđể thêm nhanh người nhận vào mục Cc. -
Bcc (Blind Carbon Copy): Cũng là “bản sao”, nhưng là “bản sao ẩn danh”. Khi bạn thêm địa chỉ email vào trường Bcc, người nhận chính (trong trường “To”) và những người được Cc sẽ không biết được ai khác cũng nhận được email này. Sử dụng tổ hợp phím tắt
Ctrl+Shift+Bđể thêm nhanh người nhận vào mục Bcc.
Kết quả hình ảnh cho bcc là gì
Ý nghĩa và cách tận dụng BCC
Bcc đặc biệt hữu ích khi bạn muốn gửi email cho nhiều người mà không muốn tiết lộ danh sách người nhận cho nhau. Điều này có thể vì lý do bảo mật thông tin cá nhân, hoặc đơn giản chỉ là để giữ cho email gọn gàng, tránh làm phiền người nhận bằng một danh sách dài các địa chỉ email.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng Bcc không phải lúc nào cũng phù hợp. Trong các tình huống cần sự minh bạch và rõ ràng, ví dụ như trao đổi thông tin trong một nhóm làm việc, việc sử dụng Bcc có thể gây hiểu lầm và mất lòng tin.
Khi nào nên sử dụng Bcc?
-
Gửi email thông báo hàng loạt: Khi bạn cần gửi một thông báo chung cho nhiều người (ví dụ: bản tin, thông báo sự kiện) và không muốn chia sẻ danh sách email của họ.
-
Bảo vệ quyền riêng tư: Khi bạn gửi email cho một nhóm người mà bạn biết rằng họ không muốn chia sẻ địa chỉ email của mình với người khác.
-
Tránh Reply All: Khi bạn muốn ngăn chặn những phản hồi “Reply All” không cần thiết, gây phiền toái cho những người không liên quan.
Cách sử dụng Bcc:
- Trong giao diện soạn email của bạn (ví dụ: Gmail), tìm đến trường “To” (Người nhận).
- Nhấp vào tùy chọn “Cc” hoặc “Bcc” (thường nằm ở bên phải trường “To”).
- Một trường Bcc sẽ hiện ra. Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn thêm vào Bcc.
- Soạn nội dung email và nhấn “Gửi”.
Sự khác biệt giữa Cc và Bcc
| Tính năng | CC (Carbon Copy) | BCC (Blind Carbon Copy) |
|---|---|---|
| Mục đích | Gửi bản sao email cho những người cần được thông báo, nhưng không phải là người nhận chính. | Gửi bản sao email cho những người cần được thông báo một cách bí mật, không để lộ danh tính cho người nhận khác. |
| Hiển thị | Người nhận trong trường “To” và “Cc” đều thấy danh sách những người được Cc. | Người nhận trong trường “To” và “Cc” không thấy danh sách những người được Bcc. |
| Sử dụng | Khi muốn mọi người đều biết ai đang nhận thông tin. Ví dụ: gửi email cho đồng nghiệp và Cc cho quản lý trực tiếp. | Khi muốn bảo mật danh sách người nhận. Ví dụ: gửi bản tin cho khách hàng. |
Tóm lại, Cc dùng để gửi email đến nhiều người và công khai danh tính của họ, còn Bcc cũng gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín. Mặc định, khi bạn gửi email cho nhiều người, chính sách mặc định sẽ là Cc.
Kết quả hình ảnh cho bcc là gì
Khi nào nên sử dụng CC và BCC?
- Sử dụng CC khi: Bạn muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải là người nhận chính và bạn muốn tất cả mọi người đều biết về sự tham gia của họ. Ví dụ: Gửi báo cáo cho sếp và Cc cho đồng nghiệp liên quan để họ nắm được tình hình.
- Sử dụng BCC khi: Bạn muốn gửi các bản sao email cho những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác. Ví dụ: Gửi email quảng cáo cho khách hàng và không muốn tiết lộ danh sách email của họ.
Hướng dẫn gửi CC và BCC trong Gmail
- Đăng nhập Gmail: Truy cập vào địa chỉ gmail.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Soạn thư mới: Nhấn vào nút “Soạn thư” (Compose).
- Nhập địa chỉ người nhận: Điền địa chỉ email của người nhận chính vào trường “To”.
- Thêm CC hoặc BCC: Nhấn vào liên kết “Cc” hoặc “Bcc” nằm ở phía bên phải của trường “To”. Các trường tương ứng sẽ hiện ra.
- Nhập địa chỉ CC hoặc BCC: Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn thêm vào danh sách Cc hoặc Bcc.
- Soạn nội dung email: Nhập tiêu đề và nội dung email của bạn.
CC và BCC trong gmail xuất hiện tại đây
- Gửi email: Kiểm tra lại thông tin và nhấn nút “Gửi” (Send) để hoàn tất.
Các bước gửi để sử dụng cc và bcc trong gmai
Kết luận:
CC và BCC là những tính năng hữu ích giúp bạn quản lý và bảo mật thông tin khi gửi email cho nhiều người. Việc hiểu rõ và sử dụng đúng cách hai tính năng này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc và cuộc sống. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về định nghĩa CC và BCC, cách phân biệt và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!